Tag: outlook

Hvordan jeg organiserer mine kontakter på Outlook, Gmail og mobil?

Posted on by Digitalhverdag

Jeg har som de fleste tre sett med kontakter som jeg daglig må forholde meg til. På jobb ligger mine kontakter på Outlook. Der har jeg kun kontakter som jeg benytter i jobb sammenheng. Jeg er nøye med å legge inn telefonnr, e-postadresse, hvilken funksjon vedkommende har og hvilket firma de representer. Dette gjør det oversiktlig for meg når jeg trenger noen av kontaktene på jobb. Nye kontakter oppretter jeg ved at jeg flytter en mottatt e-post til kontakter og fyller ut informasjon som mangler. Poenget er at på alle kontakter har jeg lagt inn informasjon etter samme «mal».

Privat benytter jeg Gmail. Der er alle mine kontakter lagt inn med fornavn først. I de tilfeller jeg kjenner til e-postadresse legger jeg inn disse på kontakten.  Det jeg prøver på er å få all informasjon på kontakten en gang slik at jeg kun har en forekomst pr person. I de tilfeller jeg har kontakt med noen personer på jobb mens jeg er på farten importer jeg disse fra Outlook til Gmail.

Så hva gjør jeg med mine kontakter på mobilen. De synkroniserer jeg med kontaktene på Gmail. Dette gjør at jeg har full back up på alle mine kontakter. Jeg tar også bilde av mine kontakter med mobilen og legger til disse på kontaktene.

Gevinsten av dette er at på jobb, Gmail og mobil har alle kontakter lagt inn med en forekomst, med fornavn først, med bilde (ikke jobb) og e-postadresse.Videre har jeg back up på mine kontakter på mobil, og så er det jo utrolig hyggelig å ha bilde i e-posten på Gmail.

Se hvordan jeg bruker ti kalendere i min Google kalender. Noen tips kanskje?

Posted on by Digitalhverdag

Google kalender har mange fordeler og jeg benytter den både på Pcen og på mobil. Nye hendelser må alltid legges inn i det man er pålogget på et nettverk.  Ved jevne mellomrom synkroniserer jeg Google kalender på min mobil slik at jeg alltid har ajour kalender med meg på mobil hvor enn jeg er. Det som er genialt er at min Google kalender består av til sammen ni kalendere og her kommer en oversikt over hvilke kalendere jeg benytter og hvilken funksjon de har.

På Google kalender kan du opprette nye kalendere og jeg har funnet det hensiktsmessig med to kalendere, dette er bank og studier. På kalender for bank legger jeg inn efakturaer og papirfakturaer den dato det har forfall. Kalenderen for studier legger jeg inn aktiviteter som jeg har i forbindelse med mine studier.  Disse nye kalendere har sine egne farger slik at de er lett synlige i min hovedkalender.

I tillegg importerer jeg Outlook kalender fra min arbeidsplass.  Dette gjøres først i Outlook ved at data lagres på et område og der importerer fra Google kalender. Jeg synkroniserer også avtale som jeg har inngått via Doodle. Dette er en møteplanlegger som skjer via e-post og er nyttig når deltakerne er på ulike plattformer.  Også disse kalenderne har jeg gitt egne farger for oversikten skyld.

Til slutt abonnerer jeg på kalendere som jeg kun kan vise i Google kalender. Disse finner man under andre kalendre og bla gjennom interessante kalendere. Jeg abonnerer på høytider i Norge, ukenumre, dag i året, månefasene og Remember the milk (enkle oppgaver med egen påloggingsident).  Så oppsummert har jeg ti kalendere som jeg til slutt ser i et bilde på min Google kalender. Snakk om å ha oversikt!