Tag: kontakter

Se hvordan jeg administrerer mine kontakter i Outlook

Posted on by Digitalhverdag

Jeg bruker som mange andre Outlook på jobb. Jeg har laget meg et system for mine kontakter som jeg kunne tenke meg å dele dersom noen andre kunne ha nytte å ha en gjennomført struktur slik at det er enkelt å navigere og eventuelt søke. Søke gjør jeg med hurtigtasten Ctrl E.

Ofte legger jeg inn nye kontakter ved at jeg drar en mottatt e-post ned til kontaktene. Men jeg kan ikke la en kontakt være slik. Jeg har en nøye gjennomtenkt struktur slik at alle kontakter er bygd opp på samme måte. Navn og etternavn legges helt likt for alle kontakter. Dette gjelder også for firmanavn. Det mest geniale jeg benytter i Outlook er at firmanavnene staves akkurat på samme måte. Dette gjør at jeg har et oppsett etter firmanavn som gjør at min Outlook fungerer helt perfekt for meg.

I tillegg legger jeg inn telenornummer og e-postadresse og funksjonen som vedkommende har. Er det noe spesielt jeg skal huske om denne personen legger jeg dette i notatkolonnen.

Hvordan jeg organiserer mine kontakter på Outlook, Gmail og mobil?

Posted on by Digitalhverdag

Jeg har som de fleste tre sett med kontakter som jeg daglig må forholde meg til. På jobb ligger mine kontakter på Outlook. Der har jeg kun kontakter som jeg benytter i jobb sammenheng. Jeg er nøye med å legge inn telefonnr, e-postadresse, hvilken funksjon vedkommende har og hvilket firma de representer. Dette gjør det oversiktlig for meg når jeg trenger noen av kontaktene på jobb. Nye kontakter oppretter jeg ved at jeg flytter en mottatt e-post til kontakter og fyller ut informasjon som mangler. Poenget er at på alle kontakter har jeg lagt inn informasjon etter samme «mal».

Privat benytter jeg Gmail. Der er alle mine kontakter lagt inn med fornavn først. I de tilfeller jeg kjenner til e-postadresse legger jeg inn disse på kontakten.  Det jeg prøver på er å få all informasjon på kontakten en gang slik at jeg kun har en forekomst pr person. I de tilfeller jeg har kontakt med noen personer på jobb mens jeg er på farten importer jeg disse fra Outlook til Gmail.

Så hva gjør jeg med mine kontakter på mobilen. De synkroniserer jeg med kontaktene på Gmail. Dette gjør at jeg har full back up på alle mine kontakter. Jeg tar også bilde av mine kontakter med mobilen og legger til disse på kontaktene.

Gevinsten av dette er at på jobb, Gmail og mobil har alle kontakter lagt inn med en forekomst, med fornavn først, med bilde (ikke jobb) og e-postadresse.Videre har jeg back up på mine kontakter på mobil, og så er det jo utrolig hyggelig å ha bilde i e-posten på Gmail.