Jeg bruker kategorier i Outlook på jobb, og har mottatt mange positive tilbakemeldinger på min bruk av kategorier, hvilken oversikt dette gir i jobbhverdagen og hvilke utvidede søkemuligheter kategorier kan gi. Jeg ønsker derfor å dele hvordan jeg bruker kategorier i Outlook, for at dette muligens kan være en inspirasjon som igjen gjør at man får en bedre oversikt over oppgaver, e-poster, møter som fyller vår stressede jobbhverdag.
I og med at jeg har brukt kategorier i noen år har jeg valgt en inndeling som jeg en komfortabel med. Men listen er hele tider under utvikling slik at jeg kan benytte en ny kategori til stadighet. Jeg gir også kategoriene mine greie farger uten at dette er gjennomtenkt. Fargene gjør det visuelt enkelt å skille de fra hverandre.
Mine kategorier er inndelt i faglige, praktiske, administrative og hvordan jeg skal følge opp mine oppgaver. Slik ser mine kategorier ut akkurat nå:
Kategorier på e-post:
Alle mine e-poster får en kategori med en gang jeg mottar de. E-poster som skal slettes får ingen kategori Som hovedsak får alle e-poster en faglig kategori. Men dersom det er arbeid jeg skal gjøre til e-posten vil den få en ekstra kategori som heter arbeid. Dersom det er en e-post jeg må avvente at andre skal foreta seg noen vurderinger eller noe annet setter jeg på kategorien avventer på i tillegg. Jeg setter også på avventer på sendte e-poster som jeg følgelig venter på svar fra andre. Jeg setter også kategorier på sendte e-post. Når jeg er ferdig med arbeid med en e-post tar jeg bort arbeid eller avventer. Kategorien opplæring setter jeg på e-poster jeg ikke har tid til å sette meg inn, for at dette kan jeg se på senere Jeg bruker ikke røde flagg, er det spesielle e-post eller noe annet jeg skal huske legger jeg dette direkte inn i kalenderen. Alle mine e-post legger jeg over i mapper som kun er inndelt i år. På grunn av bruk av kategorier trenger jeg ikke faglige mapper. For å få frem kategorier i innboksen (eller en annen mappe) må denne settes inn som et eget felt via feltvelger.
Kategorier på kalender, oppgaver og notater.
Jeg bruker kategorier på møter eller aktiviteter som ligger inne i kalenderen. På oppgaver får også lagt til en ekstra dimensjon som kategori. For å få en flott oversikt må jeg også sette inn et ekstra felt slik at jeg kan sortere på kategori i oppgavene mine. Det samme gjør jeg på notatene mine. Jeg har ingen «gule lapper». Alle notater ligger her inkludert en kategori.
Oppsummert:
Hvilken gevinst gir dette? Jeg bruker ordet oversikt, er ikke dette herlig. Oppgavene som handler om det samme kommer etter hverandre når det sorteres på kategiori. Dette vil igjen kunne gi et helt annet helhetsbilde.
