innboks – Digitalhverdag

Se hvordan jeg har kontroll på innboksen min i Outlook – jeg bruker regler og betinget formatering

Posted on March 14, 2015March 14, 2015 by Digitalhverdag

E-post er stedet hvor vi blir tildelt oppgaver og hvor vi får nødvendig og unødvendig informasjon. Disse e-postene blir ofte liggende etter hverandre sortert på tidspunkt eller sortert på hvilken person e-posten kommer fra. Outlook har funksjoner som vil kunne hjelpe og jeg vil vise hva jeg har gjort for å få kontroll på min innboks.

Den første jeg har gjort er å opprette Regler: Når jeg oppretter en regel står jeg på den mottatte e-posten som jeg ønsker å lage en regel tilknyttet denne mottakeren. Jeg har valgt å lage regler på diskusjoner jeg følger, eller standard påminnelser. Disse e-postene fyller opp min innboks og jeg ønsker at disse skal gå til en egen katalog som jeg har kalt Varsler 2014/2015

For lage en regel står jeg i innboksen, står i hjem, går til regler i boksen Flytt og velger lag regel. Her velger jeg at alle e-poster fra Visma Community skal alle gå til den samme mappen Varsler 2014/2015. Se bilde:

Jeg får opp valget om jeg ønsker å kjøre regler på alle e-poster mottatt fra denne avsender og velger OK. Dette har gjort at jeg har fått bort e-poster som jeg anser kun som forstyrrende bort fra min innboks.

Det andre jeg har gjort er å ta i bruk Betinget formatering. Dette gjør jeg ved å gå til Visning og velger Vis innstillinger og velger Betinget formatering.

Jeg har laget følgende Betingende formateringer:

E-poster med Høy viktighet har fått farge purpur, effekt understreking og skriftstil fet kursiv.
E-poster fra min leder hvor jeg er eneste mottaker, har fått farge fuksia.
Felles e-poster fra min leder der jeg ikke er eneste mottaker, har farge grå og skriftstil kursiv.

Dette gjør at det er lettere å skille e-postene fra hverandre. Disse betingende formateringene blir borte når jeg flytter de til en annen katalog. Dette er fordi jeg kun har valgt å bruke betinget formatering kun i min innboks.

Se hvordan jeg effektivt administrer min innboks i Outlook

Posted on November 16, 2014March 14, 2015 by Digitalhverdag

Ligger alle e-postene etter hverandre uten noen systematikk i innboksen og i sendte elementer? Er det noen e-poster som egentlig bare kan slettes? Eller hva skal slettes og hva er nødvendig informasjon? Hvordan synliggjøres at noen av e-postene er forbundet med arbeid? Her vil jeg presentere hvordan jeg administrerer min innboks og sendte elementer i Outlook. Når jeg åpner en e-post i innboksen eller har sendt en e-post, har jeg i prinsippet fire valg:

Informasjon: Noen e-poster er kun til informasjon om av praktisk art eller nødvendig informasjon som ikke krever noe svar. Etter gjennomlesing setter jeg kun på en faglig kategori. Du kan se mitt tidligere blogginnlegg hvor jeg beskriver hvordan jeg bruker kategorier i Outlook. Om nødvendig beholder jeg den i innboksen eller i sendte elementer en stund. Der etter flytter jeg e-posten til personlig mappe i det aktuelle året.

Utfør: Dette er e-poster som etter en gjennomlesing kun krever et kort svar. Da er det like greit å svare med en gang. Både opprinnelig e-post og svar gir jeg en faglig kategori. Der etter flyttes begge e-poster til personlig mappe i det aktuelle året.

Arbeid: Dette er e-poster som krever noen mer arbeid eller mer undersøkelser. Disse følger jeg opp ved å sette på et flagg og setter en dato for når arbeidet skal utføres. Denne e-posten vil da bli lagt til oppgavefunksjonen. Setter samtidig på en faglig kategori slik at jeg kan sortere på kategori om det er nødvendig. Når arbeidet er ferdig, huker jeg av oppgaven for fullført og legger den i personlig mappe i det aktuelle året.

Slettes:Dette gjelder e-poster jeg overhodet ikke trenger. Disse sletter jeg med en gang. Da slipper jeg å bruke mer tid på disse e-postene. Jeg har som mål å være ajour med en slik gjennomgang hver dag.

Hva er gevinsten? Jo, for det første ser jeg veldig lett hvilke e-poster jeg ikke har kategorisert og som jeg ikke har gitt en av de fire valgene. For det andre har jeg til enhver tid oversikt over hvilke e-poster jeg har til informasjon og hvilke jeg har satt til arbeid noe fremover i tid.

Se hvordan jeg har satt opp min Gmail innboks i innboksseksjoner – uleste, stjernemerket og sendt e-post

Posted on October 21, 2012October 21, 2012 by Digitalhverdag

Google har latt det være enkelt å endre utseende på Gmail og jeg har prøvd meg litt frem den siste tiden og kommet frem til en organisering av innboks som fungerer fint for meg. Det er store mellomrom mellom hver seksjon som gjør innboksen meget oversiktlig.

Først har jeg uleste e-poster som også har uthevet skrift. Den neste seksjonen inneholder e-poster som jeg har merket med stjerne for en type oppføling. Jeg bruker kun tre typer stjerner. Disse har jeg omtalt i et eget blogginnlegg. Der etter har jeg sendte e-poster og dette er etter min mening helt genialt. Å ha sendte e-post i innboksen gjør at jeg får en meget god oversikt, og jeg slipper å bruke katalogen sendt e-post. I den siste seksjonen ligger e-poster som jeg kun har lest og ikke stjernemerket.

Fremgangsmåten er enkel ved at jeg velger innstillinger og innboks og her er mitt opp mitt oppsett.

1. Ikke lest

2. Merket med stjerne

3. Alle sendt e-post

4. Alt annet

Les om hvordan jeg organiserer min Gmail innboks

Posted on July 11, 2012October 16, 2012 by Digitalhverdag

Gmail har flere funksjoner som gjør at det er enkelt å få oversikt over e-poster som jeg ikke har behandlet i min innboks. Rent visuelt gir det også inntrykk av struktur og oversikt, og hvem ønsker ikke det? De e-poster jeg har behandlet flytter jeg til den etiketten som det er naturlig å legge de, eller jeg sletter de som jeg vet jeg ikke vil få bruk for i fremtiden. For lettere å organisere mine ubehandlede e-poster i innboksen har jeg tatt i bruk innboksseksjoner, markør for viktighetsgrad, stjernemerker. Dette er standardfunksjoner i Gmail og alle funksjonene endrer jeg ved å klikke først på tannhjulet i Gmail og deretter innstillinger. Her kommer er beskrivelse på hvordan jeg har lagt til disse funksjonene og hvordan jeg bruker de i min Gmail innboks:

Innboksseksjoner: Jeg har valgt å dele min innboks inn i seksjoner som gjør at jeg lettere får oversikt over de ulike typer e-poster. For å få lagt til denne funksjonaliteten i Gmail, har jeg under innstillinger, innboks og under innbokstype jeg valgt uleste først. Dette gjør at mine uleste e-poster kommer i en egen bolk øverst i innboksen. Videre har jeg i innboksseksjoner valgt tre seksjoner som er 1. Uleste e-post, 2. Merket med stjerne og 4. Alt annet.

Markør for viktighetsgrad: For å indikere om denne e-posten er viktig eller ikke har jeg valgt å vise markør for viktighetsgrad i innboksen. For å få lagt til denne funksjonaliteten i Gmail har jeg under innstillinger, innboks og valgt markør for viktighetsgrad. Gmail kan også analysere hvilke nye meldinger som er viktige, men dette har ikke jeg tatt i bruk. Når jeg har tatt i bruk viktighetsgrad kommer mine nye e-poster automatisk med denne markøren for viktighetsgrad. Jeg trykker da på ikonet for å fjerne at denne e-posten er viktig som da indikerer at den aktuelle e-posten er uviktig.

Stjernemerker: Jeg har tatt i bruk stjerner slik at jeg grovt kan kategorisere hva jeg skal gjøre med mine e-poster. For å få lagt til denne funksjonaliteten i Gmail har jeg under innstillinger, generelt og valgt de stjerner jeg har tatt i bruk under i bruk. For ikke å gjøre det for komplisert har jeg kun tatt i bruk tre typer stjerner. Rød stjerne indikerer at dette er en e-post jeg må følge opp ved en handling. Videre har jeg tatt i bruk lilla spørsmålstegn på de e-poster jeg ikke er sikker på hva jeg skal gjøre med ennå. Den tredje og siste jeg har tatt i bruk er blå i tegn som viser at e-posten er til informasjon en stund. Når jeg skal bruke stjernene i innboksen står jeg i inn og trykker en gang for rød stjerne, to ganger for lilla spørsmål og tre ganger for blå informasjon.

Når det gjelder å sette tidsfrister på oppfølging av mine e-poster viser jeg til mitt blogginnlegg om Todoist.