Jeg synes det er greit og oversiktlig å ha både private og jobbrelaterte avtaler i en kalender. Dette gjør jeg ved at jeg eksporterer avtaler fra Outlook og importer de til min Gmail kalender. Fordelen er at jeg har et bilde som viser den totale oversikten over mine aktiviteter i en kalender, nemlig Gmail kalender. Det er to måter jeg gjør det på, enten ta en og en avtale eller for et tidsrom.
Når jeg skal eksportere en avtale fra Outlook starter jeg ved at jeg står inne i selve avtalen i Outlook. Jeg lagrer avtalen ved at jeg trykker på fil og lagre som. Filen lagrer jeg på skrivebordet eller et annet egnet sted og jeg kaller formatet for iCalendar Format (*.isc) og trykker på lagre. Der etter har jeg samtidig Gmail kalender oppe og trykker på nedtrekksmeny «Andre» i kalenderen nederst til venstre. Trykker videre på «importer kalender». Gjennom å trykke på «Browse» vil jeg finne avalen jeg lagret tidligere og trykker på «importer» og avtalen vil Gmail
kalender, Outlook, eksportere avtaler, importere avtaler,da ligge i Gmail kalender.
Alternativt kan jeg eksportere avtaler for et tidsrom. Jeg står da i Outlook kalender og velger «fil» og «lagre som», og her er det flere alternativer å velge mellom i dag, i morgen osv. Her kan jeg også velge hvor detaljerte opplysninger jeg vil ha med. Trykk der etter «ok». Importer avtalene i Gmail slik det er beskrevet når jeg importerer en avtale.
Slik ser det ut i Gmail kalender i det jeg skal importere avtalen:
