Gmail har flere funksjoner som gjør at det er enkelt å få oversikt over e-poster som jeg ikke har behandlet i min innboks. Rent visuelt gir det også inntrykk av struktur og oversikt, og hvem ønsker ikke det? De e-poster jeg har behandlet flytter jeg til den etiketten som det er naturlig å legge de, eller jeg sletter de som jeg vet jeg ikke vil få bruk for i fremtiden. For lettere å organisere mine ubehandlede e-poster i innboksen har jeg tatt i bruk innboksseksjoner, markør for viktighetsgrad, stjernemerker. Dette er standardfunksjoner i Gmail og alle funksjonene endrer jeg ved å klikke først på tannhjulet i Gmail og deretter innstillinger. Her kommer er beskrivelse på hvordan jeg har lagt til disse funksjonene og hvordan jeg bruker de i min Gmail innboks:
Innboksseksjoner: Jeg har valgt å dele min innboks inn i seksjoner som gjør at jeg lettere får oversikt over de ulike typer e-poster. For å få lagt til denne funksjonaliteten i Gmail, har jeg under innstillinger, innboks og under innbokstype jeg valgt uleste først. Dette gjør at mine uleste e-poster kommer i en egen bolk øverst i innboksen. Videre har jeg i innboksseksjoner valgt tre seksjoner som er 1. Uleste e-post, 2. Merket med stjerne og 4. Alt annet.
Markør for viktighetsgrad: For å indikere om denne e-posten er viktig eller ikke har jeg valgt å vise markør for viktighetsgrad i innboksen. For å få lagt til denne funksjonaliteten i Gmail har jeg under innstillinger, innboks og valgt markør for viktighetsgrad. Gmail kan også analysere hvilke nye meldinger som er viktige, men dette har ikke jeg tatt i bruk. Når jeg har tatt i bruk viktighetsgrad kommer mine nye e-poster automatisk med denne markøren for viktighetsgrad. Jeg trykker da på ikonet for å fjerne at denne e-posten er viktig som da indikerer at den aktuelle e-posten er uviktig.
Stjernemerker: Jeg har tatt i bruk stjerner slik at jeg grovt kan kategorisere hva jeg skal gjøre med mine e-poster. For å få lagt til denne funksjonaliteten i Gmail har jeg under innstillinger, generelt og valgt de stjerner jeg har tatt i bruk under i bruk. For ikke å gjøre det for komplisert har jeg kun tatt i bruk tre typer stjerner. Rød stjerne indikerer at dette er en e-post jeg må følge opp ved en handling. Videre har jeg tatt i bruk lilla spørsmålstegn på de e-poster jeg ikke er sikker på hva jeg skal gjøre med ennå. Den tredje og siste jeg har tatt i bruk er blå i tegn som viser at e-posten er til informasjon en stund. Når jeg skal bruke stjernene i innboksen står jeg i inn og trykker en gang for rød stjerne, to ganger for lilla spørsmål og tre ganger for blå informasjon.
Når det gjelder å sette tidsfrister på oppfølging av mine e-poster viser jeg til mitt blogginnlegg om Todoist.
Jeg kan også legge e-poster inn i huskelisten. Jeg står inne i den enkelte e-post, trykker på mer øverst til høyre og trykker på legg til i huskeliste. Jeg kan da sette forfallsdato på e-posten. Jeg ser det også er mulighet for å lage flere huskelister, men foreløpig bruker jeg kun en. Det er det samme om jeg legger inn nye oppgaver fra pcen eller appen på mobilen. Det er bare å trykke på synkroniseringstegnet på mobilen, og alt synkroniseres. Fordelen med å bruke huskelisten til Google er at jeg slipper
