arkiv – Digitalhverdag

Å rydde i gamle dokumenter er en kjedelig jobb og der er alltid noe jeg gruer meg til. Brev fra hvem helst, dokumentasjon til selvangivelsen, forsikringspapirer, fysiske fakturaer er noe jeg mottar ukentlig.

Jeg har det siste året funnet en grei måte som gjør at mitt fysiske arkiv så å si er eliminert bort. Jeg har diskutert mitt system med noen venner og de synes mitt opplegg er supert, og derfor ønsker jeg å dele dette med mine lesere. Jeg har gått over til efaktura eller avtalegiro når det gjelder de fleste fakturaer. Videre har jeg tatt i bruk en nettportal hvor jeg kan følge med mine forsikringer, og dette gjør at jeg ikke får tilsendt forsikringspapirer i posten lenger.

Selve kjernen i mitt system er å ta en vurdering av dokumentet med det samme jeg mottar et brev, og jeg deler dokumentene inn i tre kategorier:

Det som kastes. Dette kan være adressert reklame eller en info som ikke er til noe nytte. Det går rett i papirinnsamlingen etter det er lest.
Det som skal tas vare på, og som scannes. I dette inngår fysiske fakturaer som jeg mottar, Siden jeg har efaktura og avtalegiro på de faste innbetalingene, er de fysiske fakturaer i fåtall. Når jeg har betalt disse fakturaene i nettbanken, skanner jeg de og sender de på e-post til meg selv i Gmail. Lager en god overskrift og legger e-posten på en egen katalog/etikett på som heter fakturaer. Det andre er viktige kvitteringer eller garantier. Disse skanner jeg også og sender på e-post til meg selv og legger e-postene på egen katalog/etikett på Gmail. Jeg gjør det samme på andre dokumenter, skanner de og sender de på e-post til meg selv. Passer på å lage gode overskrifter og setter måned og år i overskriften slik at de er lette å gjenfinne. Disse lagrer jeg på aktuelle kataloger på min Gmail. Når jeg har scannet dokumenter, kaster originalene.
Det som skal tas vare på. Dette er et fåtall, men det er dokumenter som er underskrevne. Disse oppbevarer jeg fysisk i et arkiv.

Hva er gevinsten, jo et utrolig lite arkiv. Jeg gleder meg til neste gang jeg skal rydde, for det blir det jo ikke behov for. Det er jo utrolig flott og heller kunne bruke tiden på andre ting enn den kjedelige ryddingen.

Jeg har inn til nylig benyttet Remember the milk for å administrere mine personlige oppgaver. Men jeg har oppdaget at Todoist har langt flere og bedre funksjoner som gjør at jeg nå kun bruker Todoist. Fordelen med Todoist er at jeg kan legge inn oppgavene mine både fra både mobilen og pcen og synkronisere fra begge hold. Med Remember the milk kan man bare legge inn oppgavene fra pcen. En annen fordel er at man kan synkronisere hvor mange ganger man vil i løpet av døgnet, men med Remember the milk kan man kun synkronisere en gang i døgnet dersom man benytter gratisversjonen. En annen fordel medTodoist er at man kan administrere mine e-poster fra Gmail og legge inn frister for når jeg skal svare på e-postene. For å systematisere oppgavene har jeg lagt til prosjekter som i Todoist fungerer som tags eller kataloger. Jeg har valgt hus, ny teknologi, studier, bank og klær som mine prosjekter. Disse prosjektene har fått hver sin farge for at det skal bli lettere å se visuelt. Dersom jeg skal utføre oppgavene på bestemte frister, setter jeg dato på oppgavene, men de fleste har jeg uten tidsfrist. E-postene mine fra Gmail ligger også med tidsfrist under de ulike prosjektene. Dette gjøres fra Gmail hvor jeg trykker på Todoistikonet som jeg har lastet ned fra www.Todoist.com. Trykker videre på plusstegnet og trykker på attach e-mail to task. E-posten er dermed lagt til min oppgaveliste i Todoist. Det er bare å navigere gjennom de ulike prosjektene for å se hvilke oppgaver jeg har liggende. Jeg kan også navigere med de ulike tidsfrister slik at jeg kan se hvilke oppgaver jeg har langt inn med de samme tidsfrister. Jeg legger inn nye oppgaver og registrer at de er fullført, enten fra mobilen eller pcen. På mobilen har lastet ned appen Todoist fra Google Play. Å administrere e-poster fra denne appen er ikke mulig. Det finnes også en funksjonalitet hvor jeg kan gi oppgavene prioritet fra 1-4 men denne har jeg ikke benyttet meg av ennå. Jeg bruker også kun gratisversjonen. Oppsummert er Todoist et flott verktøy for å administrere mine oppgaver og e-poster som gjør at jeg har fullstendig oversikt både fra mobil og pc.

Tag: arkiv

Se hvordan jeg rydder i mitt private (snart ikke-eksisterende papir) arkiv

Se hvordan jeg bruker Todoist til å administrere mine personlige oppgaver og e-poster fra Gmail