E-post er stedet hvor vi blir tildelt oppgaver og hvor vi får nødvendig og unødvendig informasjon. Disse e-postene blir ofte liggende etter hverandre sortert på tidspunkt eller sortert på hvilken person e-posten kommer fra. Outlook har funksjoner som vil kunne hjelpe og jeg vil vise hva jeg har gjort for å få kontroll på min innboks.
Den første jeg har gjort er å opprette Regler: Når jeg oppretter en regel står jeg på den mottatte e-posten som jeg ønsker å lage en regel tilknyttet denne mottakeren. Jeg har valgt å lage regler på diskusjoner jeg følger, eller standard påminnelser. Disse e-postene fyller opp min innboks og jeg ønsker at disse skal gå til en egen katalog som jeg har kalt Varsler 2014/2015
For lage en regel står jeg i innboksen, står i hjem, går til regler i boksen Flytt og velger lag regel. Her velger jeg at alle e-poster fra Visma Community skal alle gå til den samme mappen Varsler 2014/2015. Se bilde:
Jeg får opp valget om jeg ønsker å kjøre regler på alle e-poster mottatt fra denne avsender og velger OK. Dette har gjort at jeg har fått bort e-poster som jeg anser kun som forstyrrende bort fra min innboks.
Det andre jeg har gjort er å ta i bruk Betinget formatering. Dette gjør jeg ved å gå til Visning og velger Vis innstillinger og velger Betinget formatering.
Jeg har laget følgende Betingende formateringer:
- E-poster med Høy viktighet har fått farge purpur, effekt understreking og skriftstil fet kursiv.
- E-poster fra min leder hvor jeg er eneste mottaker, har fått farge fuksia.
- Felles e-poster fra min leder der jeg ikke er eneste mottaker, har farge grå og skriftstil kursiv.
Dette gjør at det er lettere å skille e-postene fra hverandre. Disse betingende formateringene blir borte når jeg flytter de til en annen katalog. Dette er fordi jeg kun har valgt å bruke betinget formatering kun i min innboks.
