Ligger alle e-postene etter hverandre uten noen systematikk i innboksen og i sendte elementer? Er det noen e-poster som egentlig bare kan slettes? Eller hva skal slettes og hva er nødvendig informasjon? Hvordan synliggjøres at noen av e-postene er forbundet med arbeid? Her vil jeg presentere hvordan jeg administrerer min innboks og sendte elementer i Outlook. Når jeg åpner en e-post i innboksen eller har sendt en e-post, har jeg i prinsippet fire valg:
Informasjon: Noen e-poster er kun til informasjon om av praktisk art eller nødvendig informasjon som ikke krever noe svar. Etter gjennomlesing setter jeg kun på en faglig kategori. Du kan se mitt tidligere blogginnlegg hvor jeg beskriver hvordan jeg bruker kategorier i Outlook. Om nødvendig beholder jeg den i innboksen eller i sendte elementer en stund. Der etter flytter jeg e-posten til personlig mappe i det aktuelle året.
Utfør: Dette er e-poster som etter en gjennomlesing kun krever et kort svar. Da er det like greit å svare med en gang. Både opprinnelig e-post og svar gir jeg en faglig kategori. Der etter flyttes begge e-poster til personlig mappe i det aktuelle året.
Arbeid: Dette er e-poster som krever noen mer arbeid eller mer undersøkelser. Disse følger jeg opp ved å sette på et flagg og setter en dato for når arbeidet skal utføres. Denne e-posten vil da bli lagt til oppgavefunksjonen. Setter samtidig på en faglig kategori slik at jeg kan sortere på kategori om det er nødvendig. Når arbeidet er ferdig, huker jeg av oppgaven for fullført og legger den i personlig mappe i det aktuelle året.
Slettes:Dette gjelder e-poster jeg overhodet ikke trenger. Disse sletter jeg med en gang. Da slipper jeg å bruke mer tid på disse e-postene. Jeg har som mål å være ajour med en slik gjennomgang hver dag.
Hva er gevinsten? Jo, for det første ser jeg veldig lett hvilke e-poster jeg ikke har kategorisert og som jeg ikke har gitt en av de fire valgene. For det andre har jeg til enhver tid oversikt over hvilke e-poster jeg har til informasjon og hvilke jeg har satt til arbeid noe fremover i tid.
