Å rydde i gamle dokumenter er en kjedelig jobb og der er alltid noe jeg gruer meg til. Brev fra hvem helst, dokumentasjon til selvangivelsen, forsikringspapirer, fysiske fakturaer er noe jeg mottar ukentlig.
Jeg har det siste året funnet en grei måte som gjør at mitt fysiske arkiv så å si er eliminert bort. Jeg har diskutert mitt system med noen venner og de synes mitt opplegg er supert, og derfor ønsker jeg å dele dette med mine lesere. Jeg har gått over til efaktura eller avtalegiro når det gjelder de fleste fakturaer. Videre har jeg tatt i bruk en nettportal hvor jeg kan følge med mine forsikringer, og dette gjør at jeg ikke får tilsendt forsikringspapirer i posten lenger.
Selve kjernen i mitt system er å ta en vurdering av dokumentet med det samme jeg mottar et brev, og jeg deler dokumentene inn i tre kategorier:
- Det som kastes. Dette kan være adressert reklame eller en info som ikke er til noe nytte. Det går rett i papirinnsamlingen etter det er lest.
- Det som skal tas vare på, og som scannes. I dette inngår fysiske fakturaer som jeg mottar, Siden jeg har efaktura og avtalegiro på de faste innbetalingene, er de fysiske fakturaer i fåtall. Når jeg har betalt disse fakturaene i nettbanken, skanner jeg de og sender de på e-post til meg selv i Gmail. Lager en god overskrift og legger e-posten på en egen katalog/etikett på som heter fakturaer. Det andre er viktige kvitteringer eller garantier. Disse skanner jeg også og sender på e-post til meg selv og legger e-postene på egen katalog/etikett på Gmail. Jeg gjør det samme på andre dokumenter, skanner de og sender de på e-post til meg selv. Passer på å lage gode overskrifter og setter måned og år i overskriften slik at de er lette å gjenfinne. Disse lagrer jeg på aktuelle kataloger på min Gmail. Når jeg har scannet dokumenter, kaster originalene.
- Det som skal tas vare på. Dette er et fåtall, men det er dokumenter som er underskrevne. Disse oppbevarer jeg fysisk i et arkiv.
Hva er gevinsten, jo et utrolig lite arkiv. Jeg gleder meg til neste gang jeg skal rydde, for det blir det jo ikke behov for. Det er jo utrolig flott og heller kunne bruke tiden på andre ting enn den kjedelige ryddingen.
